®Qual è la versione giusta?
Documenti in tre copie, senza sapere quale fa fede né chi l’ha approvata.
Carrera 49A No. 91- 34 Paseo La Castellana Bogotá-Colombia (57) - 312 - 517-5367 comercial@highteck.com.co
Conservare file non è gestire documenti. Il sistema classifica secondo i suoi tempi di conservazione, numera ogni documento, chiude i fascicoli perché nessuno possa modificarli dopo, controlla i prestiti e decide quando un fascicolo passa alla fase di archivio successiva.
Una cartella condivisa cerca e conserva. Non classifica, non numera, non sigilla, non decide.
Documenti in tre copie, senza sapere quale fa fede né chi l’ha approvata.
La prima domanda di un audit, e la prima a cui nessuno sa rispondere.
Senza fasi di conservazione l’archivio cresce senza controllo e nessuno decide cosa scartare.
Se dopo la chiusura si possono aggiungere o riordinare documenti, il fascicolo non prova nulla.
Le regole di archiviazione cambiano da paese a paese: il piano di classificazione e i tempi di conservazione si configurano con i suoi durante l’implementazione.
Volumi, registrazioni del mese ed elementi in attesa di un’azione.
Numerazione automatica, indice elettronico e sigillo di integrità: una volta chiuso, nessuno può modificarlo.
Corrispondenza in entrata, in uscita e interna con il proprio numero, collegata al suo fascicolo.
Piano di classificazione e tempi di conservazione che fanno avanzare ogni fascicolo nelle sue fasi.
Chi ha quale fascicolo e da quando, avvisi di ritardo e trasferimenti con il loro elenco.
Matrice degli accessi per profilo e traccia completa di chi ha fatto cosa e quando.
Siamo a Bogotá, in Colombia (UTC-5): le nostre mattine coincidono con il pomeriggio italiano, e l’orario è quello della costa est del Nord America.
Configuriamo il sistema sui suoi processi e formiamo il suo team in videochiamata. È già così che lavoriamo con clienti in città diverse.
Configuriamo il sistema nella sua lingua e consegniamo formazione e documentazione in italiano, inglese, francese o spagnolo.
Preventivi in dollari statunitensi. Pagamento con bonifico internazionale, PayPal o Wise. Fattura emessa da ALIANZMS, rivenditore autorizzato di Highteck®.
Ogni cliente ha la propria installazione e il proprio database, con un backup cifrato ogni giorno. Se la sua azienda ha requisiti sulla localizzazione dei dati, ce lo dica fin dall’inizio.
Una conversazione di 30 minuti sulla sua attività. Se ha senso, le mostriamo il sistema con un caso simile al suo. Nessuna demo generica, nessun impegno.
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