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Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo construido contra la normativa del Archivo General de la Nación: cuadro de clasificación y tablas de retención, expediente electrónico con foliación inalterable, radicación con consecutivos oficiales, transferencias con inventario y disposición final con sus actas. Una instalación y una base de datos por entidad.
Una carpeta compartida busca y almacena. No clasifica según sus tablas de retención, no folia, no cierra un expediente de forma que nadie pueda alterarlo después, no controla préstamos ni decide cuándo un documento se transfiere o se elimina. El día de la auditoría, esa diferencia es todo.
Documentos duplicados en tres carpetas, sin saber cuál rige ni quién lo aprobó.
Lo primero que pide una auditoría y lo primero que no se puede responder.
Sin fases ni disposición final, el archivo crece sin control y nadie asume la decisión de eliminar.
Si cualquiera puede agregar o reordenar folios después del cierre, el expediente no prueba nada.
Volúmenes, radicación del mes y —lo que de verdad importa— los pendientes que exigen acción: préstamos vencidos sin devolver, expedientes que cumplieron su retención y esperan acta, transferencias en proceso y tareas de flujo vencidas.
Cada documento recibe su folio en orden y sin saltos, de forma automática. Al cerrar el expediente se validan sus metadatos obligatorios, se genera el índice electrónico y su sello de integridad, y el expediente queda bloqueado. Reabrirlo exige el máximo privilegio y queda auditado.
Entradas, salidas y comunicaciones internas con consecutivo separado por tipo, fecha y hora de radicación, clasificación geográfica y tipo de envío. Cada radicado puede incorporarse al expediente que le corresponde, que es donde termina de tener sentido.
El sistema propone los expedientes candidatos según la fase de retención en la que están, arma el inventario y lleva la transferencia por sus estados hasta que se recibe. Al recibirla, los expedientes quedan marcados como transferidos: no es un traslado de carpetas, es un cambio de custodia con registro.
Solicitud, aprobación, entrega y devolución, con regla que impide prestar dos veces el mismo expediente y semáforo de vencidos. La fecha esperada de devolución se calcula sola a partir del plazo que la entidad defina.
Fondo, sección, serie, subserie y tipología documental, con las dependencias productoras. Cada serie define sus tiempos en archivo de gestión y central y su disposición final: conservación total, eliminación, selección o medio técnico. De ahí sale todo lo demás.
No es un producto genérico al que se le agregó una capa de normativa. Cada módulo existe porque una norma lo exige.
| Norma | Qué exige | Dónde se cumple |
|---|---|---|
| Ley 594 de 2000 | Ley General de Archivos: gestión documental como función pública | Todo el ciclo, del cuadro de clasificación a la disposición final |
| Decreto 1080 de 2015 | Programa de gestión documental e instrumentos archivísticos | Cuadro de clasificación, tablas de retención y dependencias |
| Acuerdo AGN 003 de 2015 | Expediente electrónico: foliación, índice e integridad | Cierre con índice electrónico y sello de integridad |
| Acuerdo AGN 004 de 2013 | Tablas de retención y de valoración documental | Retención por serie y transferencias primarias y secundarias |
| Acuerdo AGN 060 de 2001 | Comunicaciones oficiales y radicación | Ventanilla única con consecutivo separado por tipo |
| Ley 527 de 1999 | Validez del mensaje de datos y la firma electrónica | Firma del índice con estampa cronológica y verificación de integridad |
| Ley 1712 de 2014 | Transparencia y acceso a la información pública | Consulta, préstamo y exportación de inventarios |
| Ley 1581 de 2012 | Protección de datos personales | Control de accesos por perfil y trazabilidad de consultas |
| ISO 15489 · 23081 · 30301 | Gestión de documentos y metadatos | Esquemas de metadatos configurables por tipología |
Un archivo custodia documentos sensibles: mezclar entidades en una sola base choca con la segregación de la información. Cada cliente recibe su propia instalación y su propia base de datos, y puede quedar en la infraestructura que la entidad exija.
Flujos configurables por rol y plazo, con bandeja de tareas y semáforo de vencidas.
Plantillas institucionales con campos que se rellenan solos y previsualización antes de generar.
Criterios combinados con condiciones, no solo un cuadro de texto.
Quién ve qué pantalla, quién cambió qué y cuándo. Controles de ISO 27001.
Incorporación masiva de documentos con sus metadatos, para arrancar con el archivo existente.
Casos con criticidad y tiempos de respuesta parametrizables.
En una conversación de 30 minutos revisamos cómo está hoy su gestión documental —tablas de retención, radicación, expedientes— y le decimos con franqueza qué le resolvería el sistema. Cuando haya una propuesta sobre la mesa, se lo mostramos funcionando con su caso.
Para ambas. Las entidades públicas están obligadas por la Ley General de Archivos; las empresas privadas lo adoptan cuando el volumen documental, una certificación de calidad o un requisito contractual las obliga a demostrar control sobre sus documentos.
Sí. El modelo es una instalación y una base de datos por entidad, precisamente para que la información no se mezcle y pueda quedar donde la organización lo exija.
Ese trabajo va primero, y es archivístico antes que tecnológico. El sistema soporta cargarlas cuando estén listas, y acompañamos su estructuración; lo que no hacemos es inventarlas.
Si los instrumentos archivísticos están aprobados, es cuestión de semanas: cargar el cuadro de clasificación y las tablas, configurar dependencias y perfiles, y capacitar. Lo que alarga los proyectos es la definición archivística, no la instalación.
Sí, con la carga por lote, siempre que los documentos vengan con los metadatos mínimos para clasificarlos. Si no los tienen, ese enriquecimiento es parte del proyecto.
No. Al cerrarlo se genera su índice electrónico y su sello de integridad, y queda bloqueado. Reabrirlo exige el máximo privilegio y queda registrado en la auditoría.
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