El FUEC (Formato Único de Extracto del Contrato) es el documento más importante del transporte público especial colombiano — y el que más tiempo absorbe del coordinador. Generar uno bien hecho toma 35-45 minutos manualmente. Automatizarlo es la diferencia entre operar 50 vehículos con 1 persona o necesitar 4.

Qué es el FUEC exactamente

El FUEC fue creado por el Decreto 348 de 2015 del Ministerio de Transporte para el control del servicio público de transporte especial. Es un documento obligatorio que debe portar todo vehículo de transporte especial mientras presta un servicio bajo contrato. Sin FUEC vigente y correcto a bordo, el vehículo no puede operar legalmente.

El FUEC contiene la información mínima del servicio prestado: empresa de transporte habilitada, contratante (empresa o persona que solicita el servicio), vehículo asignado, conductor asignado, ruta, fechas de vigencia, número de pasajeros autorizados.

¿Quién debe portar FUEC?

• Transporte escolar: rutas escolares para colegios privados o públicos.
• Transporte empresarial: rutas corporativas que llevan empleados de su casa al trabajo.
• Transporte turístico: excursiones, tours, traslados aeropuerto-hotel.
• Transporte de pasajeros con cliente específico: servicios contratados puntualmente.
• Transporte de personal de salud: brigadas, jornadas médicas en zona rural.

NO aplica para: taxis (servicio individual), buses urbanos (ruta pública), transporte intermunicipal regular (también es ruta pública).

Componentes de un FUEC correcto

La Resolución 4350/2018 (que reglamenta el Decreto 348/2015) define los campos mínimos obligatorios:

El proceso manual · por qué duele

Sin software dedicado, generar un FUEC sigue este flujo típico (35-45 min):

1. Coordinador recibe solicitud del cliente (correo o llamada). 3-5 min.
2. Verifica disponibilidad de vehículo en Excel. 5 min.
3. Verifica que el conductor asignado tenga licencia y exámenes vigentes (busca en carpetas). 10 min.
4. Llena plantilla Word del FUEC manualmente. 10-15 min.
5. Imprime, hace firmar al representante, escanea. 5 min.
6. Envía al cliente para firma + escanea + archiva. 5-10 min.

Con 10-30 servicios diarios, son entre 6 y 20 horas administrativas al día solo en FUECs. Un coordinador no alcanza — y los errores se acumulan.

Errores frecuentes que rechaza MinTransporte

• Conductor con licencia vencida: el FUEC sale firmado, pero al primer control el inspector lo invalida.
• Vehículo con SOAT o RTM vencido: idem. El FUEC no puede estar vigente si el vehículo no puede circular.
• Capacidad de pasajeros superior a la del vehículo: error matemático típico cuando se copia plantilla.
• Vigencia fuera de la duración del contrato marco: el FUEC no puede extenderse más allá del contrato firmado.
• Datos del contratante incompletos: NIT sin dígito verificación, falta dirección, falta representante.
• Firmas ausentes: alguno de los dos firmantes (transportadora o contratante) no firma. FUEC inválido.

FUEC automatizado · cómo cambia la operación

Con un software dedicado, el flujo cambia radicalmente:

1. Cliente entra al portal o coordinador captura solicitud. 2 min.
2. Sistema valida automáticamente: vehículo disponible, SOAT/RTM/TM vigentes, capacidad suficiente, contrato marco vigente. 5 segundos.
3. Sistema asigna conductor con licencia + exámenes vigentes (o avisa que no hay disponible). 5 segundos.
4. Genera PDF firmable digitalmente con todos los datos correctos. 10 segundos.
5. Envía por email al cliente para firma electrónica. 1 minuto.
6. Archiva automáticamente con búsqueda por placa, conductor, cliente, fecha.

Tiempo total: menos de 5 minutos end-to-end. Reducción de 85-90% vs proceso manual.

FUEC + PESV · cómo se conectan

El FUEC y el PESV (Plan Estratégico de Seguridad Vial) viven en planos diferentes pero se conectan:

• PESV es el sistema de gestión de seguridad vial de la empresa transportadora (Res. 40595/2022).
• FUEC es el documento de cada servicio prestado bajo contrato (Decreto 348/2015).
• Los indicadores PESV (vehículos con SOAT al día, conductores con licencia al día) son prerrequisito para emitir un FUEC válido.

Un software bien diseñado vincula los dos: cuando se va a generar un FUEC, el sistema bloquea si los datos PESV del vehículo o conductor están desactualizados. Esto evita el escenario clásico de “el FUEC salió pero el vehículo no podía circular”.

¿Aplica para mi empresa?

Si tiene cualquiera de estos casos, FUEC le aplica:

• Empresa de transporte habilitada por MinTransporte (cualquier modalidad de especial).
• Empresa contratante (escuelas, hospitales, empresas, hoteles, tour operadores) que paga el servicio.
• Operador independiente con vehículo propio que presta servicio especial bajo contrato.

NO aplica si: taxi individual, ruta urbana fija, transporte de carga, transporte privado no remunerado.