¿ISO 9000 e ISO 9001 son lo mismo?
No. ISO 9000 es la norma de vocabulario y principios: define los términos y las bases de la gestión de la calidad. La que contiene los requisitos y contra la cual una empresa se audita y se certifica es ISO 9001:2015. Por eso esta evaluación se hace contra ISO 9001, aunque mucha gente la busque como «ISO 9000».
¿Este autodiagnóstico certifica a mi empresa?
No, y desconfíe de quien se lo ofrezca. La certificación la emite únicamente un organismo certificador acreditado, tras una auditoría formal en dos etapas. Esta herramienta le muestra, con los mismos criterios que usa un auditor, qué tan preparada está su empresa y qué le falta. Es el paso previo, no el certificado.
¿Cuánto tarda una empresa en certificarse?
Depende del punto de partida. Una organización que ya trabaja ordenada y solo debe formalizar y documentar suele estar lista en seis meses; una que arranca de cero normalmente necesita entre nueve y doce meses, porque la auditoría exige historia: registros, indicadores medidos, al menos un ciclo de auditorías internas y una revisión por la dirección. Ese es justamente el resultado que le entrega esta evaluación: dónde está hoy y cuánto camino le falta.
¿Cuánto cuesta certificarse en ISO 9001 en Colombia?
Hay dos costos distintos y conviene no confundirlos. El primero es la auditoría del organismo certificador, que cobra según el tamaño de la empresa, el número de sedes y el alcance; ese valor lo cotiza directamente el certificador. El segundo es la preparación: implementar lo que falta, documentar, formar auditores internos y sostener la evidencia. En ese segundo costo es donde una empresa se ahorra o se gasta de más, y depende casi por completo de cuántas brechas tenga al empezar.
Somos una empresa pequeña, ¿la norma aplica igual?
Aplica igual, pero se implementa distinto. ISO 9001 no exige un departamento de calidad ni cientos de procedimientos: exige que lo que usted hace esté definido, se cumpla y se pueda demostrar. En una empresa de quince personas eso puede resolverse con pocos documentos bien hechos. Lo que no cambia con el tamaño son los requisitos: contexto, liderazgo, riesgos, competencias, control operacional, indicadores, auditorías internas y mejora.
¿Cuántos documentos obligatorios pide la norma?
La versión 2015 eliminó la lista rígida de procedimientos obligatorios de las versiones anteriores y habla de «información documentada» que la organización necesite. En la práctica, casi ninguna empresa aprueba sin tener al menos: alcance del sistema, política y objetivos de calidad, información de sus procesos, evidencia de competencias, control de documentos y registros, resultados de auditorías internas, actas de revisión por la dirección, y el tratamiento de no conformidades y acciones correctivas. Le entregamos plantillas de todos esos documentos al terminar la evaluación.
¿Qué es una no conformidad mayor y cuántas puedo tener?
Una no conformidad mayor es un incumplimiento que afecta la capacidad del sistema para entregar lo que el cliente espera: por ejemplo, no tener auditorías internas o no controlar un proceso crítico. Una sola no conformidad mayor impide la certificación hasta que se cierre con evidencia. Las menores son desviaciones puntuales y se cierran con un plan de acción. Por eso conviene saber antes dónde están: es lo que hace esta evaluación.
Ya estamos certificados, ¿me sirve de algo?
Sí, y suele ser el uso más práctico. Muchas empresas certificadas descubren en la auditoría de seguimiento que se relajaron en indicadores, auditorías internas o acciones correctivas. Hacer esta evaluación antes de la visita del certificador le muestra en minutos por dónde se está debilitando el sistema, sin esperar al hallazgo.
¿Qué hacen con mis datos si pido el informe por correo?
Las respuestas de la evaluación se procesan en su propio navegador y no se envían a ninguna parte a menos que usted pida el informe. Si lo pide, guardamos su nombre, empresa, correo, teléfono y el resultado del diagnóstico con el único fin de enviarle el informe y las plantillas y, si corresponde, contactarlo. Puede pedir la eliminación de sus datos cuando quiera, conforme a la Ley 1581 de 2012.
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