Facturación electrónica DIAN 2026: qué es, quién está obligado y cómo cumplir
En Colombia, la factura electrónica de venta es la regla, no la excepción. Si tu empresa vende bienes o presta servicios, casi con certeza estás obligado a facturar electrónicamente y a transmitir tus documentos a la DIAN para su validación previa. En esta guía explicamos qué es el Sistema de Facturación Electrónica, quién está obligado, qué documentos lo componen, el calendario del documento equivalente (POS), los requisitos de validez, las sanciones por incumplir y cómo cumplir sin fricción desde un software.
La factura electrónica de venta es el documento que soporta una operación de venta de bienes o servicios y que se genera, transmite y valida de forma electrónica ante la DIAN antes de entregarse al comprador. A diferencia de la factura en papel, debe cumplir un formato técnico estándar (XML UBL 2.1), llevar firma electrónica, un CUFE (Código Único de Factura Electrónica) y una representación gráfica con código QR. Forma parte del Sistema de Facturación Electrónica (SFE), que abarca varios documentos electrónicos, no solo la factura.
Marco normativo vigente
Estatuto Tributario — artículos 615, 616-1 y siguientes (obligación de expedir factura).
Decreto 1625 de 2016 — Decreto Único Reglamentario en materia tributaria (reglamenta el sistema de facturación).
Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023 — norma marco vigente que unifica el Sistema de Facturación Electrónica (sustituyó a la Resolución 000042 de 2020) y adoptó el anexo técnico de la factura electrónica de venta versión 1.9 y del documento equivalente electrónico versión 1.0.
Resolución 000008 del 31 de enero de 2024 — modificó la 000165; el anexo técnico 1.9 entró en vigencia el 1 de mayo de 2024 y se reprogramó el calendario del documento equivalente electrónico.
Resolución 000119 del 30 de julio de 2024 — amplió plazos del documento equivalente electrónico.
El calendario de implementación ha cambiado varias veces; verifica siempre la fecha vigente para tu actividad económica en la DIAN.
¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?
Como regla general están obligados todos los responsables de expedir factura: las personas jurídicas y las personas naturales comerciantes, quienes ejercen profesiones liberales o prestan servicios de forma habitual, y en general quienes realicen operaciones de venta de bienes o servicios. La gran mayoría de los responsables de IVA ya está dentro del sistema.
Existen excepciones puntuales (algunas personas naturales por debajo de ciertos topes de ingresos y no responsables de IVA), reguladas en el artículo 616-2 del Estatuto Tributario y sus reglamentos. Si dudas si estás obligado, confírmalo según tu situación particular: la tendencia normativa es a ampliar la obligación, no a reducirla.
Documentos que componen el Sistema de Facturación Electrónica
Reemplaza al tiquete de máquina registradora P.O.S. en papel
Resoluciones 000165 de 2023, 000008 y 000119 de 2024
Notas crédito y débito electrónicas
Ajustan, anulan o corrigen una factura ya emitida
Resolución 000165 de 2023
Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar
Soporta compras a proveedores que no expiden factura
Resolución 000167 de 2021
Documento soporte de pago de nómina electrónica
Soporta costos y deducciones por pagos laborales
Resolución 000013 de 2021
Factura electrónica como título valor (RADIAN)
Permite negociar o endosar la factura como título valor
Decreto 1154 de 2020
El documento equivalente electrónico (POS): el cambio más sentido
El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. dejó de ser un papel para convertirse en documento equivalente electrónico, que también se genera, transmite y valida ante la DIAN. La obligación entró por un calendario escalonado durante 2024 y 2025, organizado por grupos de contribuyentes (los grandes contribuyentes primero, luego los declarantes de renta y por último los no declarantes), y reprogramado por las Resoluciones 000008 y 000119 de 2024.
Un punto clave para 2026: el tiquete POS no otorga al comprador derecho a impuestos descontables de IVA ni a costos y deducciones cuando la operación supera 5 UVT. En esos casos el comprador puede exigir factura electrónica de venta. Por eso, si vendes a empresas que necesitan soportar el gasto, conviene poder emitir factura electrónica además del tiquete.
Requisitos para que la factura sea válida
La factura electrónica solo es válida si cumple, entre otros, estos requisitos técnicos y de control que la DIAN valida:
Validación previa de la DIAN antes de entregarla al adquirente.
Firma electrónica y CUFE que identifican la factura de forma única.
El nombre y el NIT del emisor deben coincidir exactamente con el RUT.
La fecha de emisión debe ser igual a la fecha de la firma electrónica; ya no se permite emitir con una fecha que difiera respecto del envío a la DIAN.
Formato XML estándar UBL 2.1 y representación gráfica con código QR.
Sanciones por no facturar o facturar mal
No expedir factura estando obligado, o hacerlo sin el cumplimiento de los requisitos, expone al contribuyente a las sanciones del Estatuto Tributario: la sanción por no facturar puede llegar al cierre o clausura del establecimiento (artículo 657), además de sanciones económicas por expedir documentos sin los requisitos (artículo 652). Más allá de la multa, una factura rechazada por la DIAN significa ventas que no quedan soportadas, problemas con clientes que no pueden descontar IVA y reprocesos contables. Verifica los montos y supuestos vigentes, pues se actualizan.
Cómo cumplir sin fricción: software de facturación electrónica
Cumplir a mano —o con un facturador desconectado de tu operación— genera errores: datos que no coinciden con el RUT, facturas rechazadas, conciliaciones manuales con la DIAN. Un ERP con facturación electrónica integrada genera la factura directamente desde la orden de venta, la firma, la transmite a la DIAN para validación previa y concilia automáticamente la respuesta, sin proveedores externos adicionales.
El Módulo Comercial del ERP Highteck emite factura electrónica de venta, notas crédito y débito conectadas nativamente con la DIAN bajo el estándar UBL 2.1, todo dentro del mismo sistema que maneja tu inventario, cartera y contabilidad. Conócelo dentro del ERP Highteck. 👉 Solicita una demostración o contáctanos para evaluar tu caso.
Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica DIAN
¿Quién está obligado a facturar electrónicamente en Colombia? Como regla general, todos los responsables de expedir factura: personas jurídicas y personas naturales comerciantes o prestadoras de servicios, con excepciones puntuales del artículo 616-2 del Estatuto Tributario.
¿El tiquete POS reemplaza a la factura electrónica? No siempre. El tiquete POS no da derecho a impuestos descontables ni a costos y deducciones cuando la operación supera 5 UVT; en esos casos el comprador puede exigir factura electrónica de venta.
¿Qué norma rige hoy la facturación electrónica? La Resolución 000165 de 2023, que unificó el Sistema de Facturación Electrónica, modificada por las Resoluciones 000008 y 000119 de 2024.
¿Qué es el documento soporte? Es el documento electrónico que soporta las compras a proveedores no obligados a facturar, regulado por la Resolución 000167 de 2021, necesario para sustentar costos y deducciones.
¿Necesito un proveedor tecnológico para facturar? Puedes facturar por la solución gratuita de la DIAN o por un software propio. Un ERP con facturación nativa evita la doble digitación y concilia automáticamente con la DIAN.
¿Qué pasa si no facturo electrónicamente estando obligado? Te expones a sanciones del Estatuto Tributario que pueden incluir el cierre del establecimiento, además de operaciones sin soporte válido.
Esta guía tiene fines informativos y se basa en la normativa vigente a 2026 (Estatuto Tributario, Decreto 1625 de 2016, Resolución 000165 de 2023 y sus modificaciones 000008 y 000119 de 2024, Resolución 000167 de 2021, Resolución 000013 de 2021 y Decreto 1154 de 2020). Los calendarios y montos se actualizan: verifica siempre la información vigente con la DIAN.
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Facturación electrónica DIAN 2026: guía completa
Facturación electrónica DIAN 2026: qué es, quién está obligado y cómo cumplir
En Colombia, la factura electrónica de venta es la regla, no la excepción. Si tu empresa vende bienes o presta servicios, casi con certeza estás obligado a facturar electrónicamente y a transmitir tus documentos a la DIAN para su validación previa. En esta guía explicamos qué es el Sistema de Facturación Electrónica, quién está obligado, qué documentos lo componen, el calendario del documento equivalente (POS), los requisitos de validez, las sanciones por incumplir y cómo cumplir sin fricción desde un software.
Conoce el Módulo Comercial del ERP Highteck con facturación electrónica DIAN →
¿Qué es la facturación electrónica?
La factura electrónica de venta es el documento que soporta una operación de venta de bienes o servicios y que se genera, transmite y valida de forma electrónica ante la DIAN antes de entregarse al comprador. A diferencia de la factura en papel, debe cumplir un formato técnico estándar (XML UBL 2.1), llevar firma electrónica, un CUFE (Código Único de Factura Electrónica) y una representación gráfica con código QR. Forma parte del Sistema de Facturación Electrónica (SFE), que abarca varios documentos electrónicos, no solo la factura.
Marco normativo vigente
El calendario de implementación ha cambiado varias veces; verifica siempre la fecha vigente para tu actividad económica en la DIAN.
¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?
Como regla general están obligados todos los responsables de expedir factura: las personas jurídicas y las personas naturales comerciantes, quienes ejercen profesiones liberales o prestan servicios de forma habitual, y en general quienes realicen operaciones de venta de bienes o servicios. La gran mayoría de los responsables de IVA ya está dentro del sistema.
Existen excepciones puntuales (algunas personas naturales por debajo de ciertos topes de ingresos y no responsables de IVA), reguladas en el artículo 616-2 del Estatuto Tributario y sus reglamentos. Si dudas si estás obligado, confírmalo según tu situación particular: la tendencia normativa es a ampliar la obligación, no a reducirla.
Documentos que componen el Sistema de Facturación Electrónica
El documento equivalente electrónico (POS): el cambio más sentido
El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. dejó de ser un papel para convertirse en documento equivalente electrónico, que también se genera, transmite y valida ante la DIAN. La obligación entró por un calendario escalonado durante 2024 y 2025, organizado por grupos de contribuyentes (los grandes contribuyentes primero, luego los declarantes de renta y por último los no declarantes), y reprogramado por las Resoluciones 000008 y 000119 de 2024.
Un punto clave para 2026: el tiquete POS no otorga al comprador derecho a impuestos descontables de IVA ni a costos y deducciones cuando la operación supera 5 UVT. En esos casos el comprador puede exigir factura electrónica de venta. Por eso, si vendes a empresas que necesitan soportar el gasto, conviene poder emitir factura electrónica además del tiquete.
Requisitos para que la factura sea válida
La factura electrónica solo es válida si cumple, entre otros, estos requisitos técnicos y de control que la DIAN valida:
Sanciones por no facturar o facturar mal
No expedir factura estando obligado, o hacerlo sin el cumplimiento de los requisitos, expone al contribuyente a las sanciones del Estatuto Tributario: la sanción por no facturar puede llegar al cierre o clausura del establecimiento (artículo 657), además de sanciones económicas por expedir documentos sin los requisitos (artículo 652). Más allá de la multa, una factura rechazada por la DIAN significa ventas que no quedan soportadas, problemas con clientes que no pueden descontar IVA y reprocesos contables. Verifica los montos y supuestos vigentes, pues se actualizan.
Cómo cumplir sin fricción: software de facturación electrónica
Cumplir a mano —o con un facturador desconectado de tu operación— genera errores: datos que no coinciden con el RUT, facturas rechazadas, conciliaciones manuales con la DIAN. Un ERP con facturación electrónica integrada genera la factura directamente desde la orden de venta, la firma, la transmite a la DIAN para validación previa y concilia automáticamente la respuesta, sin proveedores externos adicionales.
El Módulo Comercial del ERP Highteck emite factura electrónica de venta, notas crédito y débito conectadas nativamente con la DIAN bajo el estándar UBL 2.1, todo dentro del mismo sistema que maneja tu inventario, cartera y contabilidad. Conócelo dentro del ERP Highteck. 👉 Solicita una demostración o contáctanos para evaluar tu caso.
Facturación según tu sector
Si tu negocio es una lavandería, revisa nuestra guía de facturación electrónica DIAN paso a paso para ese sector. Y si estás evaluando dejar las hojas de cálculo, te puede servir cuándo conviene pasar de Excel a un sistema empresarial.
Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica DIAN
¿Quién está obligado a facturar electrónicamente en Colombia?
Como regla general, todos los responsables de expedir factura: personas jurídicas y personas naturales comerciantes o prestadoras de servicios, con excepciones puntuales del artículo 616-2 del Estatuto Tributario.
¿El tiquete POS reemplaza a la factura electrónica?
No siempre. El tiquete POS no da derecho a impuestos descontables ni a costos y deducciones cuando la operación supera 5 UVT; en esos casos el comprador puede exigir factura electrónica de venta.
¿Qué norma rige hoy la facturación electrónica?
La Resolución 000165 de 2023, que unificó el Sistema de Facturación Electrónica, modificada por las Resoluciones 000008 y 000119 de 2024.
¿Qué es el documento soporte?
Es el documento electrónico que soporta las compras a proveedores no obligados a facturar, regulado por la Resolución 000167 de 2021, necesario para sustentar costos y deducciones.
¿Necesito un proveedor tecnológico para facturar?
Puedes facturar por la solución gratuita de la DIAN o por un software propio. Un ERP con facturación nativa evita la doble digitación y concilia automáticamente con la DIAN.
¿Qué pasa si no facturo electrónicamente estando obligado?
Te expones a sanciones del Estatuto Tributario que pueden incluir el cierre del establecimiento, además de operaciones sin soporte válido.
Esta guía tiene fines informativos y se basa en la normativa vigente a 2026 (Estatuto Tributario, Decreto 1625 de 2016, Resolución 000165 de 2023 y sus modificaciones 000008 y 000119 de 2024, Resolución 000167 de 2021, Resolución 000013 de 2021 y Decreto 1154 de 2020). Los calendarios y montos se actualizan: verifica siempre la información vigente con la DIAN.