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PESV + FUEC en 6 semanas.
Operador de transporte especial con operación nacional · 200+ vehículos · 5 regionales (Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Bucaramanga). Cliente serio del sector con 18 años de operación. Caso anonimizado por confidencialidad — datos operativos y KPIs verídicos.
¿Cómo estaba antes?
El operador tenía PESV “en Word” — un documento de 80 páginas que nadie del personal operativo había leído. Indicadores se calculaban manualmente en Excel mensual con 4-6 semanas de atraso.
Pain points específicos:
- FUEC se generaba manual en plantilla Word + Excel: cada FUEC tomaba 35-45 minutos al coordinador, con errores frecuentes que MinTransporte rechazaba
- Visitas de auditoría PESV requerían 3 días de preparación de evidencias para encontrar capacitaciones, exámenes médicos y mantenimientos
- Inspecciones preoperacionales se hacían en papel — el conductor llenaba, el supervisor digitaba semanal con frecuentes pérdidas de papeles
- Vencimientos de SOAT/RTM/TM se manejaban en Excel con alertas manuales — varios vehículos rodaron sin TM por descuido
- Las 5 regionales reportaban en plantillas diferentes — consolidar era una pesadilla mensual
- Capacitaciones de seguridad vial no se vinculaban con los indicadores PESV oficiales
Qué construimos
Implementamos Fleet PESV + FUEC Highteck® en modo SaaS multi-empresa, con datos aislados por regional:
- Maestro de vehículos con vencimientos automáticos SOAT/RTM/TM/Tarjeta de Operación y alertas 30/15/7 días antes
- Maestro de conductores con licencia de conducción, exámenes médicos, exámenes psicosensométricos, capacitaciones obligatorias
- 14 indicadores PESV calculados automáticamente con drill-down a los registros que los originan
- FUEC automático: con vehículo + conductor + ruta + contrato cargado, genera PDF firmable en menos de 1 minuto
- App móvil offline para inspección preoperacional: foto + GPS + checklist por tipo de vehículo, sincroniza al volver cobertura
- Dashboard ejecutivo PHVA por regional + consolidado nacional
- Multi-empresa: cada regional ve solo sus datos; super_admin ve el consolidado
- Módulo de siniestros con causa raíz y vinculación al programa de capacitación correctivo
Hitos en orden cronológico
Kickoff técnico y legal
Reunión con director de seguridad vial + asesor legal PESV. Mapeo de los 24 pasos de Res. 40595/2022 al sistema.
Carga maestro vehículos y conductores
Migración desde Excel multi-archivo a maestro único. Validación de placas, cédulas, vigencias.
Configuración 14 indicadores
Cada indicador con su fórmula, periodicidad, responsable y umbral de alerta.
FUEC automatizado
Configuración de templates por tipo de contrato. Validación con 50 FUECs históricos.
App móvil piloto
100 conductores en piloto durante 7 días. Recolección de feedback y ajustes a UX.
Rollout a 5 regionales
Capacitación 30 usuarios. Material en video. Acompañamiento in-situ por 3 días en Bogotá.
Go-live total
Cierre de Excel. Operación 100% en Fleet. Soporte en sitio durante primer cierre mensual.
Quién hizo qué
Sponsor ejecutivo. Validó cumplimiento normativo y aprobó cada hito.
Champions internos por regional. Capacitación cascada al resto del personal.
1 PM + 1 backend + 1 móvil. Implementación rápida sobre producto existente.
Usuarios de la app móvil de inspección preoperacional con GPS y foto.
Detalle técnico para tu CTO
Producto Fleet ya existente, customizaciones específicas en módulo de regionales.
Datos aislados por regional con scoping de Spatie + Filament tenant.
SQLite local + sync background. Inspección preoperacional con foto + GPS funciona sin internet.
Templates HTML con CSS Paged Media. Firma digital opcional.
Latencia <100ms en cualquier ciudad. SLA 99.9%. Backups cross-region.
Alertas de vencimiento por vehículo al responsable. Configurable por regional.
Lo que nos llevamos del proyecto
El conductor SÍ usa una app si está bien diseñada
La inspección preoperacional digital se adoptó al 95% en 2 semanas. Clave: 4 pantallas, máximo 90 segundos por inspección, funciona offline.
Multi-empresa real desde día 1, no como retrofit
Diseñar el sistema con scoping de tenant desde el principio evita un refactor doloroso. Cada regional siente que el sistema es solo suyo.
FUEC automático eliminó 200+ horas/mes
Lo que tomaba 35-45 minutos manual ahora toma 1 minuto. Es un ROI inmediato visible que motiva al resto del equipo a usar el sistema.
Vincular PESV con el día a día operativo
Los indicadores ya no son “cosa de la oficina”. Cada inspección, cada capacitación, cada siniestro alimenta los indicadores. Cambia la cultura.
Roadmap acordado con el cliente
Fase 2 (Q3 2026): Integración con telematics del proveedor actual de GPS para alimentar automáticamente los indicadores de conducción agresiva y kilometraje. Fase 3 (Q4 2026): Portal del cliente donde el contratante de transporte ve en tiempo real ubicación y cumplimiento de FUEC. Fase 4 (2027): Machine learning de siniestralidad para identificar conductores en riesgo y proponer capacitación dirigida.
Vistas del producto en operación
¿Tiene un caso similar?
Conversemos cómo replicar este resultado en su empresa.