Si su empresa no se dedica al transporte pero tiene más de diez vehículos, o personal que conduce para trabajar, tiene que presentar un reporte anual de autogestión del Plan Estratégico de Seguridad Vial ante el Ministerio del Trabajo. La Circular 034 de 2026, del 30 de marzo, fijó el procedimiento: el reporte se hace con corte al 31 de diciembre, por el formulario oficial, y en una fecha que depende del último dígito de su documento.
Es una obligación que sorprende a muchas organizaciones porque no se ven a sí mismas como «empresas de transporte»: constructoras, comercializadoras, empresas de servicios, entidades públicas. Si su gente se mueve en vehículos para hacer su trabajo, esto la cobija.
A quién le aplica exactamente
A las organizaciones clasificadas como misionalidad 2: empresas públicas o privadas no dedicadas al transporte terrestre automotor que cumplan alguna de estas condiciones:
Tienen una flota superior a diez unidades, automotores o no automotores, sin importar si son propios, de los trabajadores, de contratistas o de terceros.
Contratan, administran o tienen personal que conduce vehículos al servicio de la organización.
Note el detalle que más se pasa por alto: los vehículos de los trabajadores y de los contratistas cuentan. Una empresa con seis camionetas propias y ocho motos de mensajeros contratados ya pasa el umbral.
Las fechas
Corte: 31 de diciembre de cada año.
Presentación: entre el 6 y el 31 de enero siguiente, en el día que corresponda según el último dígito del documento de identificación de la persona natural o jurídica.
Regla excepcional para el reporte del año 2025: el plazo máximo fue el 30 de mayo de 2026.
El reporte se presenta únicamente por el formulario dispuesto por el Ministerio del Trabajo. No sirve enviarlo por correo ni radicarlo en otra parte.
El problema real no es el formulario, es lo que hay detrás
Llenar el reporte toma un rato. Lo que toma meses es tener con qué llenarlo. La autogestión se declara contra la metodología de la Resolución 40595 de 2022, que estructura el plan en cuatro fases y veinticuatro pasos del ciclo de mejora continua. Al reportar, usted está afirmando en qué estado está cada uno.
Y ahí es donde aparecen las preguntas incómodas: ¿tiene documentadas las inspecciones preoperacionales de los últimos doce meses? ¿Puede mostrar el registro de capacitaciones con sus asistentes? ¿Tiene la matriz de riesgos viales actualizada? ¿Sus indicadores obligatorios están calculados, o se arman a mano la semana del reporte?
Quien lleva su plan en carpetas y hojas de cálculo vive cada enero reconstruyendo un año de evidencia. Quien lo lleva en un sistema, abre y consulta.
Qué revisar ahora, no en enero
Cuente su flota de verdad, incluyendo vehículos de trabajadores y contratistas. Si pasa de diez, está adentro.
Verifique su clasificación de misionalidad. Determina qué le exigen y en qué calendario reporta.
Revise sus inspecciones preoperacionales. Es la evidencia más voluminosa y la que más se cae si se lleva en papel.
Mire sus indicadores obligatorios. Deben salir de datos reales, no de una estimación de última hora.
Confirme que sus documentos del plan están vigentes y con responsables asignados.
Cómo lo resuelve Fleet Highteck
Nuestro sistema para el plan estratégico de seguridad vial mantiene el ciclo completo en un solo lugar: vehículos y conductores con sus documentos y vencimientos, inspecciones preoperacionales desde el celular —incluso sin señal—, capacitaciones con sus asistentes, matriz de riesgos viales, siniestros con su investigación, y los indicadores obligatorios calculados a partir de lo que la operación registra a diario.
Cuando llega el reporte de autogestión, la evidencia ya existe y está fechada. No hay que reconstruir nada.
Preguntas frecuentes
¿Mi empresa tiene que reportar si no es de transporte?
Sí, si tiene más de diez vehículos —contando los de trabajadores y contratistas— o personal que conduce al servicio de la organización. Esa es la definición de misionalidad 2.
¿Cuándo tengo que presentarlo?
Entre el 6 y el 31 de enero, en el día que corresponda al último dígito de su documento, con corte al 31 de diciembre anterior. El reporte del año 2025 tuvo como plazo máximo el 30 de mayo de 2026.
¿Dónde se presenta?
Únicamente en el formulario que dispone el Ministerio del Trabajo para ese fin.
¿Los vehículos de mis contratistas cuentan para el umbral?
Sí. La circular incluye vehículos propios, de trabajadores, de contratistas y de terceros al servicio de la organización.
¿Qué pasa si no reporto?
Queda expuesto a la vigilancia y a las sanciones del régimen de seguridad y salud en el trabajo, además de perder el respaldo que da tener el plan al día frente a un siniestro. La ausencia de reporte también deja constancia de que el plan no se está gestionando.
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Circular 034 de 2026: el reporte de autogestión del PESV, paso a paso
Si su empresa no se dedica al transporte pero tiene más de diez vehículos, o personal que conduce para trabajar, tiene que presentar un reporte anual de autogestión del Plan Estratégico de Seguridad Vial ante el Ministerio del Trabajo. La Circular 034 de 2026, del 30 de marzo, fijó el procedimiento: el reporte se hace con corte al 31 de diciembre, por el formulario oficial, y en una fecha que depende del último dígito de su documento.
Es una obligación que sorprende a muchas organizaciones porque no se ven a sí mismas como «empresas de transporte»: constructoras, comercializadoras, empresas de servicios, entidades públicas. Si su gente se mueve en vehículos para hacer su trabajo, esto la cobija.
A quién le aplica exactamente
A las organizaciones clasificadas como misionalidad 2: empresas públicas o privadas no dedicadas al transporte terrestre automotor que cumplan alguna de estas condiciones:
Note el detalle que más se pasa por alto: los vehículos de los trabajadores y de los contratistas cuentan. Una empresa con seis camionetas propias y ocho motos de mensajeros contratados ya pasa el umbral.
Las fechas
El reporte se presenta únicamente por el formulario dispuesto por el Ministerio del Trabajo. No sirve enviarlo por correo ni radicarlo en otra parte.
El problema real no es el formulario, es lo que hay detrás
Llenar el reporte toma un rato. Lo que toma meses es tener con qué llenarlo. La autogestión se declara contra la metodología de la Resolución 40595 de 2022, que estructura el plan en cuatro fases y veinticuatro pasos del ciclo de mejora continua. Al reportar, usted está afirmando en qué estado está cada uno.
Y ahí es donde aparecen las preguntas incómodas: ¿tiene documentadas las inspecciones preoperacionales de los últimos doce meses? ¿Puede mostrar el registro de capacitaciones con sus asistentes? ¿Tiene la matriz de riesgos viales actualizada? ¿Sus indicadores obligatorios están calculados, o se arman a mano la semana del reporte?
Quien lleva su plan en carpetas y hojas de cálculo vive cada enero reconstruyendo un año de evidencia. Quien lo lleva en un sistema, abre y consulta.
Qué revisar ahora, no en enero
Cómo lo resuelve Fleet Highteck
Nuestro sistema para el plan estratégico de seguridad vial mantiene el ciclo completo en un solo lugar: vehículos y conductores con sus documentos y vencimientos, inspecciones preoperacionales desde el celular —incluso sin señal—, capacitaciones con sus asistentes, matriz de riesgos viales, siniestros con su investigación, y los indicadores obligatorios calculados a partir de lo que la operación registra a diario.
Cuando llega el reporte de autogestión, la evidencia ya existe y está fechada. No hay que reconstruir nada.
Preguntas frecuentes
¿Mi empresa tiene que reportar si no es de transporte?
Sí, si tiene más de diez vehículos —contando los de trabajadores y contratistas— o personal que conduce al servicio de la organización. Esa es la definición de misionalidad 2.
¿Cuándo tengo que presentarlo?
Entre el 6 y el 31 de enero, en el día que corresponda al último dígito de su documento, con corte al 31 de diciembre anterior. El reporte del año 2025 tuvo como plazo máximo el 30 de mayo de 2026.
¿Dónde se presenta?
Únicamente en el formulario que dispone el Ministerio del Trabajo para ese fin.
¿Los vehículos de mis contratistas cuentan para el umbral?
Sí. La circular incluye vehículos propios, de trabajadores, de contratistas y de terceros al servicio de la organización.
¿Qué pasa si no reporto?
Queda expuesto a la vigilancia y a las sanciones del régimen de seguridad y salud en el trabajo, además de perder el respaldo que da tener el plan al día frente a un siniestro. La ausencia de reporte también deja constancia de que el plan no se está gestionando.